2. УЧЕТ СДЕЛОК
В Системе реализован элемент управления объектами имущества, а именно, учет основных сделок с объектами недвижимого и движимого имущества. Осуществляется учет следующих фиксированных (т.е. выделенных в отдельные реестры) видов сделок:
- аренда/субаренда земельных участков;
- передача земельных участков в совместную и общую долевую собственность;
- аренда/субаренда объектов нежилого фонда;
- аренда/субаренда объектов движимого имущества;
- аренда/субаренда оборудования;
- оказание услуг по предоставлению места для размещения объектов связи;
- дарение имущества;
- безвозмездное пользование;
- купля-продажа земельных участков;
- купля-продажа объектов нежилого фонда;
- установка и эксплуатация рекламной конструкции
2.1. Фиксированные сделки с имуществом
Учет фиксированных видов сделок с объектами недвижимого и движимого имущества в Системе осуществляется в отдельных реестрах в виде технологических процессов, в которых отражается последовательность выполнения этапов работ при оформлении сделок (рис. 19). При оформлении каждой сделки, как правило, выполняются следующие основные этапы работ:
- прием и учет заявки (заявления);
- ввод информации о сторонах сделки (например, арендаторе и арендодателе);
- ввод информации об объекте сделки (например, объекте нежилого фонда);
- ввод информации о решении собственника о совершении сделки;
- ввод информации о договоре;
- ввод информации о расчетных периодах и начисление платежей;
- мониторинг:
- учет начислений;
- учет платежей;
- ввод или расчет сальдо;
- проведение сверок;
- учет уведомлений;
- оформление дополнительных соглашений.
При вводе информации о сторонах сделки и объекте недвижимости (предмете сделки) используется информация из соответствующих реестров. Таким образом, при вводе информации по сделке данные о сторонах сделки и предмете сделки не вводятся пользователем, а выбирается из соответствующих реестров (рис. 20).
При описании сделок можно вводить информацию по сделке как после совершения сделки, так и после выполнения каждого этапа работ по оформлению сделки. В последнем случае ввод информации в Систему по сделке будет растянут во времени, и не будет обременительным для пользователя. Если вводить информацию поэтапно по мере выполнения работ по совершению сделки, тогда на каждом этапе ввод информации будет занимать всего несколько минут. В этом случае всегда можно будет отследить, на каком этапе выполнения находится та или иная сделка, а также можно фиксировать также сделки, которые не завершились договором, т.е. по какой-то причине сделка не была совершена.
Если сделка состоялась, то Система предоставляет возможность на основе шаблона сформировать текст договора о совершении сделки в виде текстового файла в формате MS Word, и открыть его в этом приложении. При этом Система в текст договора подставляет всю необходимую информацию из описания сделки. Таким образом, пользователю предоставляется возможность при работе с текстом договора использовать все средства текстового процессора MS Word. Сохраненный как текстовый файл сформированный договор по сделке может быть прикреплен к процессу в качестве электронного документа (рис. 21).
С каждым видом сделки могут быть связаны методики расчета платы за пользование имущественными объектами (рис. 22). В этом случае Система на основе заполненной информации по сделке автоматически рассчитывает плату за пользование имуществом и формирует на основе шаблона приложение к договору – расчет платы за пользование имущественным объектом, определяя не только годовую плату, но и плату за каждый период (например, за месяц или квартал), строя график платежей. При этом плата за период может вычисляться пропорционально количеству периодов независимо от количества дней в каждом периоде, а также в зависимости от количества дней в периоде.
Используемые при расчете платы по методике значения коэффициентов вводятся в соответствующие справочники, где для каждого значения указывается дата начала действия данного коэффициента. Если в справочнике несколько значений коэффициентов на разные даты, то при расчете платы Система по периоду расчета определяет нужное значение коэффициента. В методике предусмотрено использование двух видов неустоек (пеней) – фиксированный процент пени, и по ставке рефинансирования ЦБ РФ. Вид неустойки задается в методике. Если используется ставка рефинансирования ЦБ РФ, то по периоду расчета Система автоматически определяет значение ставки.
На основе произведенных расчетов осуществляется начисление платы по договору, что используется при проведении сверок. Для этого в Системе предусмотрено формирование акта сверки, в котором отображаются не только начисления, но и произведенные платежи. В этом случае в зависимости от даты начисления и произведенного платежа автоматически вычисляется количество дней просрочки, и на основании указанного в методике процента неустойки начисляется пеня и определяется сальдо на дату формирования акта.
Если договор долгосрочный, то расчеты платы за пользование имуществом осуществляются каждый год по своей методики. Если методика расчета платы не изменяется, а меняются только значения коэффициентов, тогда достаточно только занести в справочники значения коэффициентов.
Для отслеживания состояния сделки в структуру описания каждого вида сделок включен агрегат «Состояние процесса» и «Состояние договора». Переход из одного состояния в другое строго зафиксирован в соответствие с технологией оформления каждого вида сделок, и Система не позволяет осуществлять установку состояний произвольно.
Для каждой сделки имеется возможность оформлять дополнительные соглашения двух видов:
- о внесении изменений в договор;
- о присоединении к договору новых арендаторов (договоры с множественностью лиц на стороне арендатора).
2.2. Движение имущества
Для учета произвольных сделок с имуществом, не реализованных в виде фиксированных технологических процессов, в Систему включена подсистема под названием «Движение имущества». В этой подсистеме реализована общая структура технологического процесса оформления сделок, состоящая из следующих видов работ (рис. 23):
- учет обращения (заявления, заявки);
- ввод информации о субъектах сделки;
- ввод информации об объектах сделки;
- ввод информации о документе по сделке (договор, акт и т.п.);
- ввод информации о решении (постановлении) собственника.
В виде таких сделок могут быть описаны, например, следующие виды сделок:
- передача имущества от одного субъекта другому;
- списание имущества.
Такие процессы могут описывать как односторонние (например, списание имущества, где в качестве стороны сделки выступает либо собственник, либо балансодержатель), так и многосторонние сделки.
В «Субъекте сделки» могут описываться один или несколько субъектов. Для каждого субъекта указывается роль в сделке (например, собственник, балансодержатель и т.п.). Субъекты сделки выбираются из соответствующего реестра Системы.
В «Объекте сделки» также может указываться один или несколько объектов. Каждый объект сделки выбирается из соответствующего реестра Системы.
В «Документах о сделке» может указываться один или несколько документов. для каждого документа указывается вид документа (например, договор или акт), его номер, дата принятия, а также, если необходимо, даты начала и окончания действия документа.
В «Решениях/Постановлениях» указывается один или несколько правоустанавливающих документов. каждый документ выбирается из единого реестра документов.
3. УЧЕТ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПО СДЕЛКЕ
Система позволяет вести учет правоустанавливающих документов (например, постановлений и решений арендодателя о предоставлении в аренду объектов имущества).
При этом ведется учет следующих видов правоустанавливающих документов:
- решение (постановление) о предоставлении в аренду объектов нежилого фонда;
- решение (постановление) о действиях с земельными участками;
- разрешение на установку рекламных конструкций.
3.1. Решение о предоставлении в аренду объектов нежилого фонда
Учет решений (постановлений) арендодателя о предоставлении в аренду объектов нежилого фонда позволяется в одном документе указать несколько арендаторов, и связать документ с соответствующими процессами оформления договоров аренды, а также сформировать текст документа.
Процессы оформления сделок, которые указываются в решении, должны быть предварительно описаны в Системе.
3.2. Решение о действиях с земельными участками
В документах о действиях с земельными участками (рис. 24) могут описываться следующие основные действия с земельными участками:
- предоставление участка в аренду
- прекращение арендных отношений
- изменение объекта аренды
Реализовано также выполнение этих действий. Так, например, если в документе происходит передача некоторого участка в аренду, то при выполнении этого действия автоматически формируется процесс оформления сделки (аренда), который открывается пользователю для заполнения. При этом основные данные как о пользователе, так и об объекте аренды автоматически переносятся в описание процесса из описания этого действия в документе.
В поисковой форме и в описании самого документа красным цветом отмечаются действия, которые не выполнены, а зеленым – действия, которые выполнены.
3.3. Разрешения на установку рекламных конструкций
Ведется также учет разрешений владельцам на установку рекламной конструкции. При этом учитываются как разрешения на установку рекламных конструкций, владельцы которых заключают договор на установку с Администрацией муниципального образования, так и разрешений, владельцы которых устанавливают конструкции на территории другого собственника. Таким образом осуществляется учет всех установленных рекламных конструкций на территории муниципального образования. А поскольку в Системе ведется реестр рекламных мест на территории муниципального образования, и каждая рекламная конструкция рекламного места связана с разрешением на его установку, то можно учитывать рекламные конструкции, установленные незаконно.
Каждый из описанных реестров реализован в виде отдельной подсистемы и имеет отдельный вход в Главном меню Системы.
4. ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ С ВНЕШНИМИ ПРИЛОЖЕНИЯМИ
4.1. Работа с текстовым процессором MS Word
В Системе большинство встроенных текстов различных документов (тексты договоров, тексты отчетных форм и т.д.) формируются в формате текстового процессора MS Word (формат *.doc) и открываются в отдельном окне в текстовом процессоре (см., например, рис. 21).
Таким образом, можно пользоваться всеми возможностями текстового процессора.
4.2. Экспорт данных в таблицы приложения MS Excel
Имеется возможность экспортировать данные из реестров Системы в таблицы приложения MS Excel. Пользователь по своему усмотрению может отметить конкретные поля описания выбранного объекта учета (имущественных объектов, субъектов права или сделок), и сформировать запрос на перенос (экспорт) информации. При формировании запроса можно для выбранных атрибутов задавать определенные условия переноса. При описании условий могут использоваться различные операции (например, равно, пусто, содержит, больше и т.п.). Условия могут объединяться при помощи логических функций «И» и «ИЛИ» (рис. 25).
Сформированный запрос на экспорт можно запомнить, и затем выбирать его из списка запросов.
В результате выполнения запроса информация, выбранная по заданным условиям, переносится в таблицу приложения MS Excel, которая открывается в отдельном окне в этом приложении.
Пользователь по своему усмотрению может с этой таблицей в среде приложения MS Excel делать все, что доступно в приложении.
4.3. Экспорт информации в другие приложения
В Системе имеется специальный формат, который разработан на основе UML, с помощью которого можно осуществлять экспорт информации из Системы в другие приложения, а также импортировать информацию из других приложений.
Если требуется осуществить экспорт информации в другие приложения, то Система формирует обменный файл, в который записывает передаваемую информацию. Проблема импорта информации из этого обменного файла полностью ложится на то приложение, в которое эта информация будет импортироваться.
Если требуется импортировать некоторую информацию из другого приложения в Систему, то для каждого файла должен писаться свой конвертор, поскольку состав передаваемой информации может быть самый разнообразный.